资讯自动化

资讯自动化是企业迈向 21世纪，在管理上重大的新方向。什磨是资讯自动化? 资训自动化对企业经营带来什么影响呢? 以及我们要如何建构企业资讯自动化环境呢?

首先我们得对「自动化」的意义做一了解。所谓的 “自动化”应用在工业生产上，即是透过自动机器之力，使我们可以得到大量而标准化的产品，也就是生产自动化。生产自动化成就了我们今天繁荣富孰的社会，满街的各式工业产品既精巧又便宜。日本在战后高度发展自动化工业，使得日本的经济力量席卷全球。台湾在过去二十年间，企管顧问公司有一个不错的生意，就是带领企业干部到日本参观工厂，学习别人的自动化作业。这些人回台湾后，也快速的引进自动化机器及制程，流风所至，到今天几乎每一家工厂成立，无不以自动化生产为工厂设置的考量。

当大家的生产都自动化后，工厂与工厂、产品与产品之间的差异性就逐渐缩小。当我们到商场去买任何一样消费品时，都可以发现许多相同类似的产品，纵使厂商可以举出特色各不相同，而消费者却很难分辩产品之间差异有多大。因此生意难为，竞争越来越激烈。

企业要脱颍而出，一定要有新的思维及新的方法。当产品之间的差异性越来越小、而竞争越来越大时，企业可以从两个方向去努力: 一是扩张通路，另外就是资讯自动化。扩张通路是营销的开源，而资讯自动化就是管理的节流。

资讯自动化如何解释呢? 最近美国微软公司总裁 Bill Gate来台湾推广 Windows 98时，顺便做一个演讲，题目是 “数位神经系统”，指的是企业要建立一个类似人体神经系统的资讯传递环境，以帮助企业以极低的费用取代过去昂贵的资讯传递方式。而资讯传递的成本一直以来都是隐藏在企业的营运成本之中，常常为管理者所忽略。

如何构建一个资讯自动化的环境呢? 一般而言并没有一定的规范，然而有两个主要的方向可以依寻，其一是建立通信自动化，其二是资讯自动化。也就是说当企业的资讯自动化环境能够同时达成通信与资讯两者兼具的目的是，这个企业就算是成功了。

如何做呢? 关键点就是拥有一个与 Internet 连线的伺服器主机，在这个主机内公司的同仁都有他的电子犹件信箱，因此同仁之间可以相互自由的通信，同仁出差也不会受地域的限制，可以在全球任何地方取信及回信，总经理也可以三不五十的给同仁一封重要的通告，分公司之间的联系再也不必透过昂贵的长途电话，企业的通信成本可以大幅的降低。

在主机内同时可以放置企业重要的资讯，这些资讯包括公司的规章制度、重要的公告、升迁考核等各式办法、总经理的文告发布、各式表单表格、各社团活动的详细资讯、以及公司的库存资讯等。以上这些资讯在以往都得经由印刷出版、发行、公告、邮寄等缓慢而昂贵的方式传播，今天有了资讯网络环境后，公司的同仁都可以在授权范围内，自由的在网上取得相关要了解的资讯，完全不限时间及空间。

通信与资讯两者兼具的运作环境，不仅大幅降低邮电成本及无形的时间成本，更减轻了企业的人力负担，使得企业经营的成本降低而效率反而大幅的提高，这是资讯自动化的具体贡献，也是企业在面对 21世纪时必须要走的主流方向。