資訊自動化

資訊自動化是企業邁向 21世紀，在管理上重大的新方向。什磨是資訊自動化? 資訓自動化對企業經營帶來什麼影響呢? 以及我們要如何建構企業資訊自動化環境呢?

首先我們得對「自動化」的意義做一瞭解。所謂的 “自動化”應用在工業生產上，即是透過自動機器之力，使我們可以得到大量而標準化的產品，也就是生產自動化。生產自動化成就了我們今天繁榮富孰的社會，滿街的各式工業產品既精巧又便宜。日本在戰後高度發展自動化工業，使得日本的經濟力量席捲全球。台灣在過去二十年間，企管顧問公司有一個不錯的生意，就是帶領企業幹部到日本參觀工廠，學習別人的自動化作業。這些人回台灣後，也快速的引進自動化機器及製程，流風所至，到今天幾乎每一家工廠成立，無不以自動化生產為工廠設置的考量。

當大家的生產都自動化後，工廠與工廠、產品與產品之間的差異性就逐漸縮小。當我們到商場去買任何一樣消費品時，都可以發現許多相同類似的產品，縱使廠商可以舉出特色各不相同，而消費者卻很難分辯產品之間差異有多大。因此生意難為，競爭越來越激烈。

企業要脫潁而出，一定要有新的思維及新的方法。當產品之間的差異性越來越小、而競爭越來越大時，企業可以從兩個方向去努力: 一是擴張通路，另外就是資訊自動化。擴張通路是行銷的開源，而資訊自動化就是管理的節流。

資訊自動化如何解釋呢? 最近美國微軟公司總裁 Bill Gate來台灣推廣 Windows 98時，順便做一個演講，題目是 “數位神經系統”，指的是企業要建立一個類似人體神經系統的資訊傳遞環境，以幫助企業以極低的費用取代過去昂貴的資訊傳遞方式。而資訊傳遞的成本一直以來都是隱藏在企業的營運成本之中，常常為管理者所忽略。

如何構建一個資訊自動化的環境呢? 一般而言並沒有一定的規範，然而有兩個主要的方向可以依尋，其一是建立通信自動化，其二是資訊自動化。也就是說當企業的資訊自動化環境能夠同時達成通信與資訊兩者兼具的目的是，這個企業就算是成功了。

如何做呢? 關鍵點就是擁有一個與 Internet 連線的伺服器主機，在這個主機內公司的同仁都有他的電子猶件信箱，因此同仁之間可以相互自由的通信，同仁出差也不會受地域的限制，可以在全球任何地方取信及回信，總經理也可以三不五十的給同仁一封重要的通告，分公司之間的聯系再也不必透過昂貴的長途電話，企業的通信成本可以大幅的降低。

在主機內同時可以放置企業重要的資訊，這些資訊包括公司的規章制度、重要的公告、昇遷考核等各式辦法、總經理的文告發佈、各式表單表格、各社團活動的詳細資訊、以及公司的庫存資訊等。以上這些資訊在以往都得經由印刷出版、發行、公告、郵寄等緩慢而昂貴的方式傳播，今天有了資訊網路環境後，公司的同仁都可以在授權範圍內，自由的在網上取得相關要瞭解的資訊，完全不限時間及空間。

通信與資訊兩者兼具的運作環境，不僅大幅降低郵電成本及無形的時間成本，更減輕了企業的人力負擔，使得企業經營的成本降低而效率反而大幅的提高，這是資訊自動化的具體貢獻，也是企業在面對 21世紀時必須要走的主流方向。