國際網路開啟辦公室革命 無紙化辦公環境將成為社會主流

1997/07/29

國際網路為企業開啟無限的商機,也帶來了管理上的巨變。從過去企業內部封閉式的通訊架構,經由國際網路無遠弗界的特性,以及區域性的經濟收費,將企業通信擴展至全球各角落,使企業在經營管理的制度及方法上面臨改變。

國際網路的應用涵蓋資訊的展示及資訊的傳遞,電子郵件(E-mail)已經逐步為全球商業界廣泛使用,數位式的語音通信(Digi-phone)正方興未艾,而透過國際網路進行視訊傳遞,相關技術正面臨關鍵性的突破。從這裡透露出來的訊息是,在國際網路經濟而價廉的特性下,正吸引一流的公司開發各種應用,也帶動企業快速上網,隨著全球的線路架設及頻寬越來越完備,商業使用人口將呈每個月20%的成長,可以預見的是,商業貿易透過語音線路通話、傳真的傳統而昂貴的通信方式,將被國際網路所取代。

以代理AsianNet亞洲網路著名的廣智資訊董事長王揚文指出:「企業全面上網,隨之而來的是管理上的改變,也有人稱之為辦公室革命,Intranet則是最近叫得很響亮的名詞」。所謂的Intranet即是企業內部網路與國際網路相連所帶來的一系列應用上的發展,也就是泛企業網路,而扮演Intranet的關鍵是網路主機 (Web Server)。

網路主機是企業使用者作業的核心,未來企業內每個員工在主機上都會有他的專屬信箱,公司平常內部資料文件的傳遞、工作任務的交辦、規章的發佈、管理溝通等,都可透過電子郵件進行,而可貴的是,電子郵件的發送及收取,可以在全球任何地方進行。Homepage不再是客戶專用,企業可以應用Homepage放上公司內部使用的資訊,只要在外層加上輸入密碼,即可確保資料的保密性。因此業務部門的同仁在國外出差走到任何地方,透過國際網路連線,依然可以收發公司交辦的訊息,對客戶展示最新產品,或瞭解公司最新動態,業務部門的辦公空間不再侷限在特定地點。

網路主機存取的資料可以極為廣泛,企業內部規章、檔案都可以應用主機存放,傳統的辦公室作業習慣也隨之改變。中明科技公司郭垂明經理指出,以往公司內的大量文書在未來都將化之為數位資料,存放在網路主機內,所謂的無紙化辦公環境將成為主流。而在國際網路上,網路主機數以百萬計,任何企業需要的資料都可以在國際網路上找到,全球網路資料庫(Web Server)將成為企業無窮盡的寶藏,因此辦公室內無需存放過多或過時的資料,可大幅減少檔案櫃的使用,辦公室空間也將更為精簡。

在國內,部份以行銷為導向的公司已經開始實施無固定辦公桌的政策,由於業務人員的主要戰場是在客戶端,公司內辦公桌的平均使用率不及10%,都市空間寸土寸金,只要規劃一個特定區域,有桌子、電源插座、電腦網路接線,業務人員坐下來筆記型電腦連線上主機後即可辦公。企業對辦公室空間的看法,已經走向會議室的使用模式,企業經營成本也在改變中隨之降低。

總之,國際網路之風橫跨全球,對未來人類的影嚮力將逐漸浮現,資訊化程度高的公司將在這波改變中居於競爭的優勢,固步自封的公司將面臨客戶流失而不自知,因為一場無聲而安靜的辦公室革命正在進行中。

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